外国出張旅費が支給されるまでの手続きについて

ハレポハクの利用料金はハワイ観測所が負担するため、ハレポハク滞在中の日当・宿泊費は、旅費としては支給されません。

航空券はご自身で予約、支払いを済ませてください(立替払いをお願い します)。 どこの旅行会社から購入してもかまいませんが、見積書・日程表・領収書を発行してくれる業者を選んでください。航空券は、何回も変更可能なものは高価になりますので、便の変更が不可であるか、復路便に限り1回だけ変更可能(変更手数料はかかってもよい)というチケットをご利用ください。 　
万一やむをえない事情で日程を変更された場合には、別途手続きが必要になります。

旅費の支給を受けるためには、旅行代理店発行の航空券の見積書・日程表・領収書の 3点の原本が必要です。航空券の手配をされる際には、旅行代理店からその3点の書類を発行してもらうように確認してください。領収書の宛名は「国立天文台」ではなく、ご自身のお名前です。

航空券の予約時に受け取った日程表と見積書をまずFAXで三鷹すばる室高本宛にお送りください。FAX番号は0422-34-3527です。 日程表の内容を確認した上で、国立天文台より所属機関へ出張依頼を出します。

ハワイ観測所来訪申請書は日程が確定し次第速やかに、遅くとも出発日の2週間前までに三鷹すばる室吉田宛にFAXかメールで提出してください。来訪申請書は　Microsoft Excel　または Adobe PDF　のいずれかをダウンロードしてください。書式はいずれも同じです。

 ヒロでの宿泊、ヒロでのレンタカー利用、すばる望遠鏡の観測者のハレポハク宿泊は、来訪申請書 の内容に基づき、ハワイ観測所で予約をおこないます。 UH88, UKIRT, Gemini など、すばる望遠鏡以外の観測の方は、ハレポハク宿泊の予約はご自身でそれぞれの機関を通じて行ってください。

航空券の見積書・日程表・領収書の3点の原本が揃いましたら、すばる室高本宛に郵送してください。 書類を作成してくれる旅行会社であればどこからでも航空券を購入して結構ですが、下記の日通旅行、近畿日本ツーリストの2社に依頼した場合は、旅行会社から直接すばる室に書類が送られることになっています。
この2社に依頼する際には、「すばるの旅費で」と言い添えてください。

日通旅行　法人営業部　営業第2課　担当：能登　一弘（のとかずひろ）
TEL：03-3573-8455　FAX:03-3573-8472
E-mail:
　　　　　　　　
近畿日本ツーリストBTMセンター　　担当：森本　公明（もりもときみあき）
TEL：03-3256-8430　FAX:03-3256-8014　
E-mail:

旅費は口座振込で支給されますので、銀行口座の登録をお願いします。 「振込依頼書」に必要事項を記入の上、三鷹すばる室高本宛にメールで送信してください。押印は不要です。郵便局の口座で受け取ることはできませんのでご了承ください。

振込依頼書をダウンロード　　Microsoft Word     Adobe PDF

出張から戻られましたら、下記の４点の書類を三鷹すばる室高本宛にお送りください。

 　1.　「出張完了届」

   2. 全搭乗券の半券オリジナル(揃わない場合はパスポートの出入国日付のあるページと氏名・写真記載ページのコピーでも可）

   3. ホテルの領収書　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

   4. 出張者の自筆による署名、捺印のある出張報告書　（注）

送り先：〒181-8588　三鷹市大沢2-21-1　国立天文台すばる室　高本正美　　（電話：0422-34-3516)

（注）出張報告書は、 担当者が準備した書式を出張終了後にメールに添付してお送りします。記載内容に誤りがないか確認し、署名・押印の上郵送してください。天文台職員が出張した場合には、直接担当者が署名・押印を依頼いたします。

会計上の手続きは航空券の日程表・見積書・領収書・出張完了届 、搭乗券半券（あるいはパスポートのコピー）・ホテルの領収書・出張報告書の7点が揃ってから始まります。書類提出後約3〜4週間で、 指定した口座に旅費が振り込まれます。

特にご希望がある場合、旅費の前払いが可能です。但し、出発前１ヶ月の時点で、旅行日程が確定している必要があります。日程の変更、それに伴う帰国後の精算は、全体の効率に支障をきたしますので、極力避けてください（実質的にはできないと考えてください）。
出発の１ヶ月前までに航空券の見積書と日程表の原本を三鷹すばる室高本宛に提出し、「概算払い希望」とお伝えください。領収書は入手次第、 提出してください。帰国後「出張完了届」、搭乗券 の半券（あるいはパスポートのコピー）、ホテルの領収書、出張報告書を出していただくのは、通常の精算払いの場合と同じです。
概算払いは旅行日程の変更の無い場合に限り、申請するようにしてください。

旅費手続きに関する問い合わせ先：