外国出張旅費が支給されるまでの手続きについて

1 旅費の概要

国立天文台から支給される旅費は、所属機関最寄り駅を発着地とする交通費及び滞在費(日当・宿泊費)です。滞在費は身分(俸給の等級・号)によって額が決められています。国際航空運賃は実費が支給されますが、国内交通費は天文台が妥当と思われる順路で計算します。
ハレポハク(中間宿泊施設)の利用料金はハワイ観測所が負担するため、ハレポハク滞在中の日当・宿泊費は、旅費としては支給されません。旅費は通常、出張終了後に必要書類を全て提出してから2.3週間以内に、口座振込で支給されます。

*ヒロで宿泊されるホテルによっては宿泊料が支給される宿泊費を超過してしまう事がある為、ホテルを選ぶ際にはご注意下さい。

2 国立天文台への口座登録
出張手続きを開始するために、まず「振込依頼書」を提出し、振込口座(ゆうちょ銀行も可)を登録してください。出張期間中の海外旅行保険は、国立天文台負担の団体加入保険が適用されます。そのため振込依頼書に生年月日を記載していただく必要がありますのでご了承ください。         

振込依頼書をダウンロード  Microsoft Word     Adobe PDF
        提出先:三鷹すばる室 高本正美
(押印は不要ですので、添付ファイルでお送りください。)

3 航空券の手配
航空券はご自身で予約、支払いを済ませてください(立替払いをお願い します)。 どこの旅行会社から購入してもかまいませんが、見積書・日程表・領収書を発行してくれる業者を選んでください。航空券は、何回も変更可能なものは高価になりますので、便の変更が不可であるか、復路便に限り1回だけ変更可能(変更手数料はかかってもよい)というチケットをご利用ください。Webで航空券を購入しても構いませんが、その場合はe-ticketを提出してください。Expediaでの予約の場合には領収書の発行を依頼してください。
万一やむをえない事情で日程を変更された場合には、別途手続きが必要になります。
渡航日程の組み方ですが、観測前ハレポハク1泊、観測終了後ホテル1泊を標準とします(ご自身の財源で 滞在を延長される場合はこの限りではありません)。
4 旅費請求のための必要書類
旅費の支給を受けるためには、旅行代理店発行の航空券の見積書・日程表・領収書の 3点の原本が必要です航空券の手配をされる際には、旅行代理店からその3点の書類を発行してもらうように確認してください。領収書の宛名は「国立天文台」ではなく、ご自身のお名前です。web購入の際にはe-ticketが領収書、見積書、日程表の代わりとなります。
5 出張手続き
航空券の予約時に受け取った日程表と見積書をまずFAXで三鷹すばる室高本宛にお送りください。FAX番号は0422-34-3527です。 添付ファイルでお送り頂いても、e-ticketを転送していただく形でも結構です。日程表の内容を確認した上で、出張手続きをいたします。所属機関へ出張依頼は原則として省略しており(一部例外あり)ますが、出張依頼書が必要な場合はご連絡ください。
6 来訪申請書の提出
ハワイ観測所来訪申請書は日程が確定し次第速やかに、遅くとも出発日の2週間前までに提出してください。

 ヒロでの宿泊、ヒロでのレンタカー利用、すばる望遠鏡の観測者のハレポハク宿泊は、来訪申請書 の内容に基づき、ハワイ観測所で予約をおこないます。 UH88, Keck, Gemini など、すばる望遠鏡以外の観測の方は、ハレポハク宿泊の予約はご自身でそれぞれの機関を通じて行ってください。

7 必要書類の提出
航空券の見積書・日程表・領収書の3点の原本が揃いましたら、すばる室高本宛に郵送してください。 航空券はどこで購入しても(ウェブ購入でも)結構ですが、下記の日通旅行、近畿日本ツーリストの2社に依頼した場合は、 旅行会社から直接すばる室に書類が送られることになっています。
この2社に依頼する際には、「すばるの旅費で」と言い添えてください。

日通旅行 総合営業部ビジネストラベル第一課 
TEL:03-3573-8511 FAX:03-3573-8531
担当:白石 美由紀 E-mail: mi-shiraishi_at_nittsu.co.jp
営業時間 09:00-18:00 (土・日・祝日休)


近畿日本ツーリスト ECC営業本部 第5営業支店 (BTMグループ)
TEL:03-6891-9338 FAX:03-6891-9405 
担当:大貫 輪子 E-mail: rinko933643_at_mb.knt.co.jp
担当:原沢 哲也 E-mail: harasawa894027_at_mb.knt.co.jp
担当:森本 公明 E-mail: morimoto914063_at_mb.knt.co.jp


8 出張完了届などの提出
出張から戻られましたら、下記の4点の書類を三鷹すばる室高本宛にお送りください。

  1. 「出張完了届」

   2. 全搭乗券の半券オリジナル(揃わない場合はパスポートの出入国日付のあるページと氏名・写真記載ページのコピーでも可)

   3. ホテルの領収書                                                                                    

   4. 出張者の自筆による署名、捺印のある出張報告書 (注)

送り先:〒181-8588 三鷹市大沢2-21-1 国立天文台すばる室 高本正美  (電話:0422-34-3516)

(注)出張報告書は、 担当者が準備した書式を出張終了後にメールに添付してお送りします。記載内容に誤りがないか確認し、署名・押印の上郵送してください。天文台職員が出張した場合には、直接担当者が署名・押印を依頼いたします。

会計上の手続きは航空券の日程表・見積書・領収書・出張完了届 、搭乗券半券(あるいはパスポートのコピー)・ホテルの領収書・出張報告書の7点が揃ってから始まります。書類提出後約3〜4週間で、 指定した口座に旅費が振り込まれます。

9 旅費の概算払い(前払い)
特にご希望がある場合、旅費の前払いが可能です。但し、出発前1ヶ月の時点で、旅行日程が確定している必要があります。日程の変更、それに伴う帰国後の精算は、全体の効率に支障をきたしますので、極力避けてください(実質的にはできないと考えてください)。
出発の1ヶ月前までに航空券の見積書と日程表の原本を三鷹すばる室高本宛に提出し、「概算払い希望」とお伝えください。領収書は入手次第、 提出してください。帰国後「出張完了届」、搭乗券 の半券(あるいはパスポートのコピー)、ホテルの領収書、出張報告書を出していただくのは、通常の精算払いの場合と同じです。
概算払いは旅行日程の変更の無い場合に限り、申請するようにしてください。

旅費手続きに関する問い合わせ先:

  • 担当者名: 高本正美
  • 電子メール:
  • 電話: 0422-34-3516
  • ファクス: 0422-34-3527



免責事項 など

このページおよびリンク先の内容は、すばる望遠鏡の観測者に最新の情報をお届けすることを目的としており、このページおよびリンク先の内容は予告なく変更されることがあります。常に最新の情報を確認していただくようお願いいたします。また、内容 には正確を期していますが、完全に正しいことを保証するものではありません。国立天文台およびハワイ観測所は本Webサイトの情報により利用者が被った損害に対して、責任を負うものではありません。 観測に関する重要な事項については、直接共同利用担当者である竹田洋一 までお願いします。 本ページに関する質問などは三鷹すばる室 までお願いします。

Copyright ©2000-2013 Subaru Telescope, NAOJ. All rights reserved.